Rozwiązania ułatwiające zarządzanie dokumentami w firmie są niezwykle przydatne. Pozwalają bowiem usprawnić oraz skrócić wiele procesów. Oczywiście pod warunkiem, że zostaną odpowiednio dobrane i dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Na co więc warto zwrócić uwagę?
Rola systemów DMS w firmach
Wydajność – jest to najczęściej używane słowo w kontekście zarządzania dokumentami w dowolnym przedsiębiorstwie. Metody klasyczne, papierowe, są w wielu aspektach niezwykle ograniczone. Dostęp do dokumentów jest często utrudniony, one same są z kolei narażone na uszkodzenie, zniszczenie lub zgubienie. Do tego dochodzą zagrożenia związane z kradzieżą danych i wykorzystaniem ich przez osoby niepożądane. To z kolei może przełożyć się na poważne konsekwencje dla firmy – zarówno finansowe, jak i prawne oraz wizerunkowe.
System DMS w sposób znaczący zmniejsza to ryzyko. Digitalizacja, klasyfikacja i gromadzenie dokumentów pozwala spełnić wszystkie normy prawne, a także w sposób znaczący wpłynąć na sprawność funkcjonowania przedsiębiorstwa. W efekcie, zwiększa się wydajność. Nie tylko poszczególnych działów, ale również całej firmy, co ma bezpośredni wpływ na sprawniejszą realizację zadań.
Jakie jeszcze korzyści zapewniają systemy DMS? Wspomnieć należy między innymi o poważnej oszczędności miejsca. Dokumenty nie są bowiem składowane w formie papierowej – znajdują się w jednym systemie, do którego pracownicy mogą mieć dostęp z dowolnego miejsca. Zawsze mogą więc z nich skorzystać. Dzięki temu nie opóźniają się żadne procesy, które mogłyby wpłynąć na realizację wybranych procesów. Wszystko to zapewnia oszczędność czasu, pieniędzy oraz energii szefostwa i pracowników.
Wybór systemów DMS – na co zwrócić uwagę?
Skoro wiemy już, w jaki sposób omawiane rozwiązania mogą wpłynąć na codzienne funkcjonowanie firmy, możemy przejść do opisu procesu ich wyboru. W pierwszej kolejności należy zorientować się, w jaki sposób system został stworzony i na jakich rozwiązaniach jest oparty. Cenione są przede wszystkim te zapewniające dostęp do najnowszych technologii oraz najlepszych zabezpieczeń IT. Tworzą je uznane, doświadczone firmy, które mają za sobą mnóstwo realizacji.
System zarządzania dokumentami powinien być też funkcjonalny. Szczególnie warto celować w rozwiązania, które łatwo mogą zostać dopasowane do specyfiki działalności firmy, jak również jej potrzeb oraz wymagań. Elastyczne, uniwersalne platformy mogą się sprawdzić bardzo dobrze, choć niektóre firmy preferują systemy „szyte na miarę”.
Oczywiście nie należy zapomnieć o sposobie obsługi systemu. Powinien być on maksymalnie intuicyjny, tak aby nie sprawiał żadnych problemów podczas codziennej obsługi. Wiele firm oferuje nie tylko stworzenie systemu, ale również przeprowadzenie dokładnych szkoleń pracowników, w trakcie których poznają oni możliwości oprogramowania, a także sposoby jego wykorzystania. Wszystko to przekłada się na wysoką jakość, do której warto za wszelką cenę dążyć. Nawet jeśli ma to wiązać się z nieco wyższymi inwestycjami finansowymi.
