Zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie odbywa się na wielu różnych płaszczyznach. W przypadku działu kadr i płac to przede wszystkim dokładne rozliczanie się z pracownikami. Im więcej osób zatrudnia dany biznes, tym więcej pracy trzeba włożyć w sprawne przeprowadzenie rozliczeń, co z kolei zwiększa ryzyko popełnienia błędu. Starannie dobrany program płacowy może w dużym stopniu wspomóc przedsiębiorstwo w tym zadaniu i ulepszyć jego funkcjonowanie.
Program płacowy – korzyści dla sektora HR
Firma rozlicza się z każdym zatrudnionym w sposób indywidualny – różne są wymiary godzin, w każdym miesiącu może też inaczej wyglądać kwestia premii, nadgodzin i urlopów. To tylko niektóre z aspektów, które muszą być uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzeń. Jest ich na tyle dużo, że bez użycia specjalnego systemu kadrowo-płacowego łatwo o pomyłkę. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo korzysta z oprogramowania, wystarczy wprowadzić do niego wszystkie istotne dane, a wysokość wynagrodzenia zostanie automatycznie wyliczona. Program płacowy wygeneruje przy tym listę płac i automatycznie ją zaksięguje.
Program kadrowo-płacowy ma dostęp do wszystkich tych danych i na ich podstawie wylicza, jak wysoka powinna być wypłata dla konkretnego pracownika, tworząc przy tym listę płac i automatycznie ją księgując. Po wykonaniu tych czynności, system może również wykonać przelewy na konta pracowników, chyba że zaznaczono inaczej i sumy mają być wypłacane w gotówce – wiele zależy od tego, jakie ustawienia wybierze administrator programu. Automatyzacja tego procesu sprawia, że nie ma obawy, że wypłata nie zostanie przekazana w terminie.
Nie tylko wynagrodzenia
Aplikacja płacowa powinna być dodatkowo wyposażona w funkcję pozwalającą na wysyłanie danych do programu Płatnik, co znacznie przyspieszy proces rozliczeń z ZUS i sprawi, że przekazywanie informacji związanych z ubezpieczeniami społecznymi stanie się o wiele łatwiejsze. System ten jest w dużym stopniu zautomatyzowany, co oznacza, że nie trzeba pamiętać o terminie przesłania informacji, mając przy tym pewność, że wszystko zostanie wykonane bez opóźnień.
Zarządzanie finansami przez sektor personalny wiąże się nie tylko z obliczaniem pensji i regularnym opłacaniem składek na ZUS. To także między innymi obowiązek tworzenia kosztorysu podróży służbowych i rozliczania się z niego. To kolejna funkcja, w której pomocny okazuje się być program płacowy – jego wykorzystanie zmniejsza ryzyko wykonania błędnych kalkulacji i przyspiesza przeprowadzanie rozliczeń.
