Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentów. Chodzi w szczególności o dokumenty księgowe, rachunkowe, podatkowe oraz dokumenty dotyczące stosunku pracy pracowników.
Przedsiębiorstwo ma także obowiązek odpowiedniego chronienia i katalogowania przechowywanych dokumentów. Ma to szczególne znaczenie podczas kontroli Urzędu Skarbowego lub Inspekcji Pracy. Warto jest mieć wtedy dokumenty w odpowiednim porządku tak, aby, jak najszybciej trafić do szukanych akt. A może być to w niektórych przypadkach trudne, gdyż niektóre dokumenty trzeba przechowywać nawet 50 lat. Jak w takim razie przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie?
Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów
Na samym początku należy zapoznać się z przepisami określającymi sposoby archiwizacji akt. Regulacje te różnią się w zależności od rodzaju dokumentu — inne są dla dokumentów pracowniczych, a inne dla dokumentów księgowych. Jednak można wyszczególnić ogólne przepisy stosowane do wszystkich akt.
Każda dokumentacja w przedsiębiorstwie powinna zostać odpowiednio sklasyfikowana. W klasyfikowaniu większości akt powinno się wziąć pod uwagę następujące czynniki: rodzaj zarchiwizowanego dokumentu, nośnik dokumentacji oraz dostęp osób trzecich.
Już na samym początku należy podzielić dokumenty wedle ich przedmiotu, gdyż są one zazwyczaj szczegółowo regulowane przez odrębne przepisy. Należy również wziąć pod uwagę nośnik dokumentów — inaczej będziemy się obchodzić z dokumentami papierowymi, a inaczej z elektronicznymi.
Archiwizacja papierowa a archiwizacja elektroniczna
Warto rozważyć, jaki nośnik dokumentów będzie najlepszy — papierowy, czy elektroniczny. W przypadku dokumentacji papierowej na pewno trzeba się liczyć z zapewnieniem odpowiedniego miejsca na archiwum. Musi być ono również dobrze zabezpieczone przed dostępem nieuprawnionych osób oraz przed czynnikami powodującymi niszczenie papieru (na przykład pleśń).
Takie rozwiązanie może być optymalne dla małych firm, które są w stanie pomieścić dokumentację w swojej siedzibie oraz nie zatrudniają wielu pracowników. Natomiast w przypadku większych firm, które zatrudniają nawet po kilkaset osób, lepszy może się okazać system elektronicznego obiegu dokumentów.
Elektroniczne przechowywanie oraz archiwizacja dokumentów to wyjątkowo wygodny wybór. Na przykład archiwizacja faktur w formie elektronicznej umożliwia nie tylko łatwe wyszukiwanie kontrahentów, ale również wykonanie analiz przychodów i kosztów. Co więcej, cyfrowe przechowywanie dokumentów może odbywać się w chmurze lub na serwerach firmy, które na pewno zajmą mniej miejsca niż rozległe archiwum na dokumenty papierowe.
